Wie man Slack weniger lästig und produktiver macht

„Es ist wie das Geräusch einer Rauchmelderbatterie“, sagt er.

Aber Handorf gibt zu, dass er nicht genug Nachforschungen angestellt hat, um die Einstellungen von Slack umzuschalten.

Handorff ist nicht allein. Während der Pandemie haben sich immer mehr Menschen auf digitale Kommunikationsdienste wie Slack verlassen, um zusammenzuarbeiten und sich mit ihren Kollegen zu vernetzen. Mehr als zwei Jahre später sind sie zu gängigen Werkzeugen am Arbeitsplatz geworden. Laut Daten des Forschungsunternehmens IDC ist Slack neben Apps von Microsoft, Google und Zoom eine der vier besten Apps für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz. Viele Slack-Benutzer beschweren sich jedoch darüber, dass die ständigen Benachrichtigungen, die durch direkte Nachrichten von Kommentaren in Gruppenchats ausgelöst werden, um ihren Namen anzugeben, ein Gefühl von Dringlichkeit und Spannung erzeugt haben. Einige sagen, dies führe zu „Risikostress“ als Arbeitnehmer Versuchen Sie, Gespräche über verschiedene Kanäle und Gruppen hinweg zu überwachen.

Aber die Leute können mit einigen Modifikationen etwas Erleichterung finden. Und wenn alles andere fehlschlägt, sagen Arbeitsplatzexperten, dass sich Benutzer immer auf eine Low-Tech-Lösung verlassen können: Schalten Sie Ihr Gerät aus.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Arbeiter Slack weniger chaotisch machen können.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Unterhaltungen im Auge zu behalten, besteht darin, Ihre Seitenleiste zu organisieren, die auf der linken Seite des Bildschirms angezeigt wird und Ihnen hilft, durch Kanäle, Direktnachrichten, Erwähnungen und Themen zu navigieren.

„Wir möchten, dass mehr Menschen glücklich sind“, sagte Jaime DeLanghe, Senior Director of Product Management bei Slack. „Aber zuerst müssen wir sicherstellen, dass sie nicht … den ganzen Tag von Kollegen unter Druck gesetzt werden oder unüberschaubare Kanallisten haben.“

Sie können Kanäle alphabetisch, nach letzter Aktivität oder Priorität sortieren (klicken Sie auf die drei Punkte neben „Kanäle“), sodass Ihre am häufigsten verwendeten Kanäle ganz oben in der Liste stehen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen bestimmten Kanal klicken und „Gehe zu neuem Abschnitt“ auswählen, um verwandte Kanäle zu gruppieren. Beispielsweise möchten Benutzer möglicherweise separate Abschnitte für Kanäle, die sich auf Spaß, interne Kommunikation oder Teamprojekte beziehen.

Benachrichtigungen stummschalten, pausieren oder anpassen

Das Stummschalten von Kanälen und Konversationen sowie das Festlegen von Benachrichtigungszeiten können ebenfalls dazu beitragen, Stress abzubauen.

Sie können Ihre allgemeinen Benachrichtigungseinstellungen in den Einstellungen ändern. Schalten Sie die Einstellungen so um, dass nur bei Direktnachrichten oder bei der Erwähnung bestimmter Namen oder Schlüsselwörter gewarnt wird, oder wählen Sie alternativ, überhaupt nicht zu warnen.

Sie können die gleichen Einstellungen – bis auf die Auswahl von Schlüsselwörtern – für einzelne Kanäle vornehmen, die auch stummgeschaltet werden können. Stummgeschaltete Kanäle fallen unter diejenigen, die einige oder alle Benachrichtigungen erhalten. Es bleibt auch grau oder dunkel, wenn neue Nachrichten vorhanden sind.

„Bitte nicht stören“-Zeiten ermöglichen es Benutzern, Tage und Stunden anzugeben, in denen sie keine Benachrichtigungen wünschen. Während dieser Zeit zeigt Slack ein kleines „z“ neben den Benutzernamen an, um anderen anzuzeigen, dass sie nicht verfügbar sind. Benutzer haben auch die Möglichkeit, „Benachrichtigungen zu pausieren“ oder ihren Status jederzeit für bestimmte Zeiträume zu aktualisieren.

Schließlich können Sie den Pinselsound in den Benachrichtigungseinstellungen auf andere Optionen ändern, einschließlich eines „Ding“, „Plink“ -Sounds oder eines „Hummus“ -Sounds. Sie können auch bestimmte Töne einstellen, um zwischen verschiedenen Arten von Benachrichtigungen zu unterscheiden.

Kombinieren Sie Apps, um sie zu synchronisieren

Slack bietet eine Liste von Apps an, die in seinen Dienst integriert werden können, darunter Zoom, Webex, HubSpot-Marketing- und Vertriebssoftware sowie Kalender von Google und Microsoft. Integrationen können Benutzern dabei helfen, mehrere Dienste zu verwalten und Kollegen über das Geschehen auf dem Laufenden zu halten.

Sie können ein Zoom-Meeting von Slack aus starten oder in Slack sehen, wer an einem Zoom-Anruf teilnimmt, bevor Sie beitreten. Durch die Integration deines Arbeitskalenders in Slack wird dein Status automatisch aktualisiert, sodass er angezeigt wird, wenn du an geplanten Meetings teilnimmst.

Benutzer können auch einige Aufgaben automatisieren.

Mitarbeiter, die regelmäßig bestimmte Informationen benötigen, können automatisierte Anfragen oder Nachrichten erstellen, um Kollegen darüber aufzuklären, was benötigt wird. Beispielsweise möchten IT-Experten möglicherweise wissen, was das Problem ist, wie dringend es ist und andere technische Details. In diesem Fall können sie einen Workflow erstellen, der durch einen Blitz dargestellt wird, um Personen zu einem IT-Anfrageformular in Slack zu führen.

„Wenn … Leute viele Kommentare posten … und sie nie alle richtigen Informationen haben, erzeugt das eine Menge Hype“, sagte DeLanghe. „Mit dem Workflow-Builder können Sie daraus ein einziges Framework machen.“

Sie können benutzerdefinierte Nachrichten einrichten, die Kollegen erhalten, wenn sie einem Kanal beitreten, und automatische tägliche Erinnerungen für regelmäßige Besprechungen festlegen.

Verwenden Sie Verknüpfungen, um schneller zu navigieren

Slack bietet mehrere Tastaturkürzel, die die Navigation beschleunigen können, wenn es dich über verschiedene Workspaces und Konversationen informiert.

Um schnell zwischen Konversationen zu wechseln, geben Sie Befehlstaste + K auf dem Mac oder Strg + K auf Windows ein und geben Sie den Namen der Person oder des Kanals ein. Und Sie können mit einigen Verknüpfungen zwischen den Arbeitsbereichen wechseln.

• Um auf einem Mac zu einem vorherigen Arbeitsbereich in einer Liste zu wechseln, drücken Sie die Befehlstaste + Umschalttaste + [. On Windows, hit Control + shift + tab.
• To go to the next workspace on a Mac, press command + shift + ]. Drücken Sie für Windows Strg + Tab.
• Um auf einem Mac zu einem bestimmten Arbeitsbereich zu wechseln, drücken Sie die Befehlstaste + die Zahlen eins bis neun, die in der Reihenfolge verknüpft werden, in der die Arbeitsbereiche aufgelistet sind. Durch Eingabe der ersten Zahl gelangen Sie zum ersten Arbeitsbereich. Um dasselbe unter Windows zu tun, geben Sie Steuerung + Arbeitsbereichsnummer ein.

Überprüfen Sie, wie viel Zeit Sie verbringen

Arbeiter müssen verstehen, wie sie ihre Technologie einsetzen, um die besten Ergebnisse zu erzielen, sagen Experten, die sich mit Stress und Technologie am Arbeitsplatz befassen.

Mindy Shoss, außerordentliche Professorin für Psychologie an der University of Central Florida, empfiehlt, Ihre Zeit im Laufe von ein oder zwei Wochen zu überprüfen, um zu sehen, wo Sie Ihre Zeit verbringen. Passen Sie ggf. an.

Wie verwenden Sie Slack? Wenn diese Nachrichten eintreffen, geben sie Ihnen eine Pause, helfen sie Ihnen oder verursachen sie Bauchschmerzen? Das kann bedeuten, dass Sie etwas ändern müssen“, sagte sie.

Das könne bedeuten, auf die Standards des Teams einzugehen – vielleicht seien es nur bestimmte Nachrichten, die dringend seien – oder sich nur zu bestimmten Zeiten zur Verfügung zu stellen, sagte Schuss. Sie sagte auch, dass Arbeitnehmer sich bewusst sein sollten, wenn sie Slack überprüfen – ist es das Letzte, was Sie sich vor dem Schlafengehen ansehen – und welche Auswirkungen dies auf das Stressniveau hat. Sie sagte: Legen Sie Regeln für sich selbst fest, die Ihnen helfen, Ihre Technologie und Ihr Geschäft besser zu verwalten.

Denken Sie daran, dass Sie auch Zeit brauchen, um sich zu erholen und sich von der Arbeit zu trennen – etwas, das manche Mitarbeiter in hybriden und Remote-Arbeitsumgebungen schwieriger finden.

Arbeitnehmer, die sich nicht genug Zeit nehmen, um sich zu lösen, können etwas erleben, das als „technischer Stress“ bezeichnet wird, der sie tatsächlich weniger reaktiv und produktiv machen kann, sagte Adam Chatty, Visiting Fellow an der Harvard TH Chan School of Public Health. Um dies zu verhindern, schlägt er vor, Fristen für die vollständige Trennung von Arbeitsplatz und Arbeitstechnologien festzulegen. Nehmen Sie sich Zeit zum Entspannen, was Ihre Energie steigern kann.

„Wenn wir immer in Kontakt wären, würden wir sehr nervös werden“, sagte er. Arbeitnehmer sollten sich bemühen, „die Arbeit einzustellen und sich zu entspannen“.